В Україні все більше паперових документів і державних сервісів переходять у цифру. Триває цифрова трансформація сфери трудових відносин. У 2021 році стартував перехідний період упровадження електронних трудових книжок. П’ятирічний термін, визначений законодавством для їх оцифрування, мав би закінчитися в червні 2026-го. Та, найімовірніше, парламентарі продовжать цей процес.
Головними перевагами електронної трудової книжки є зменшення паперової тяганини та спрощення доступу до інформації. Завдяки електронному трудовому обліку пенсії призначатимуть автоматично без особистого візиту до ПФУ. Не доведеться збирати довідки, доводити, підтверджувати стаж.
Про те, що варто знати про оцифрування трудових книжок, «Львівська Пошта» поговорила з керівницею Головного управління Пенсійного фонду України у Львівській області Галиною Недзельською.
«Від часу запровадження сервісу «Електронна трудова книжка» до нас надійшло 170 тисяч звернень щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність, які згодом опрацьовували в межах централізованої черги. Прошу мешканців Львівщини не зволікати, подавати документи на оцифрування», – каже посадовиця.
Зі слів Галини Недзельської, важливим є офіційне працевлаштування і отримання офіційної заробітної плати: «Від стажу і заробітної плати, вказаної у Реєстрі застрахованих осіб, залежатиме розмір пенсії. Сьогодні потрібно думати про завтра!».
Електронна трудова забезпечує більшу зручність і доступність
Що ж таке електронна трудова книжка і в чому її переваги?
Ще з червня 2021 року в Україні почалося ведення обліку трудової діяльності громадян у електронній формі. Підставою став закон України від 5 лютого 2021року №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Цим законом було визначено п’ять років на переведення трудових книжок у цифрову форму.
Електронна трудова книжка (ЕТК) – це повний цифровий аналог паперової трудової книжки, який надійно зберігається в Реєстрі застрахованих осіб.
Пенсійний фонд формує її автоматично за звітами роботодавців і скан-копіями сторінок паперових книжок, поданими на оцифрування.
Електронна трудова забезпечує більшу зручність і доступність як для працівників, так і для роботодавців. Її наявність зменшує ризики пошкодження чи втрати документа.
При виході на пенсію дані підтягуються автоматично, що позбавляє необхідності збирати паперові довідки та особисто відвідувати відділення Пенсійного фонду України.
Також є можливість будь-коли перевірити свій страховий стаж в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України, вчасно виявити помилки та виправити їх.
Наголошу: вся інформація з 2004 року є в Реєстрі застрахованих осіб. Отже, хто почав працювати після 2004-го, оцифровувати трудову не потрібно. Мовиться про оцифрування трудової до 2004-го.
«Оцифровуйте свої трудові, не чекайте черг»
10 червня 2026-го – це остаточна дата оцифрування трудових книжок чи все ж таки законодавці продовжать процес, зважаючи, що в Україні триває війна?
Ні, не остаточна. Найімовірніше, парламентарі продовжать цейтермін. Розроблений відповіднийзаконопроєкт.
Однак звертаюся до жителів Львівщини: оцифровуйте свої трудові, не чекайте черг, і всі документи будуть у Реєстрі застрахованих осіб! Всі дані зберігаються й на резервному сервері. Хвилюватися, що інформація про стаж кудись зникне, не варто. Все захищено.
«Якщо громадянин працює, це мають робити кадрові служби»
Скільки мешканців Львівщини звернулося до управління Пенсійного фонду України у Львівській області щодо оцифрування трудових?
З часу впровадження сервісу «Електронна трудова книжка» до нас надійшло 170 тисяч звернень щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність. Згодом їхопрацьовували в межах централізованої черги.
Зараз за день ми оцифровуємо понад тисячу трудових книжок.
Станом на сьогодні на Львівщині налічується 662 тисячі пенсіонерів. Їхні трудові книжки і пенсійні справи вже оцифровані.
Наголошу: мешканці Львівщини свідомі, дещо недопрацьовують роботодавці!
Чому?
У законі зазначено, що подавати на оцифрування трудових може роботодавець або ж сам працівник. Якщо громадянин працює, це мають робити кадрові служби.
Натомість знаємо ситуації, коли людям роботодавці віддали трудові книжки на руки, мовляв, ідіть самі у Пенсійний фонд. Унаслідок цього в сервісних центрах утворилися черги.
На запитання, чому ви прийшли особисто, у відповідь чуємо: «Мене скерував роботодавець». Таких випадків дуже багато.
Скільки сервісних центрів на Львівщині?
Загалом 32. Найбільші у Львові, Стрию, Дрогобичі, Самборі, Шептицькому. П’ять сервісних центрів працюють у Львові.
Які загалом переваги для роботодавців?
Перша – зменшення паперового навантаження. Мовиться про мінімізацію кадрових формальностей та обсягу паперового документообігу.
Друга – зменшення ризиків: відсутність потреби зберігати та обліковувати паперові бланки суворої звітності, за втрату яких передбачена відповідальність.
Третя – швидкість процесів: оперативне внесення записів та зручна взаємодія з державними реєстрами.
Алгоритм подання
Куди потрібно подавати скан-копії паперової трудової книжки?
Подати скановані копії паперової трудової книжки та інших документів, що підтверджують трудову діяльність працівника, можна через сервіс на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
За працюючих осіб подають роботодавці (через особистий кабінет страхувальника). Непрацевлаштовані особи – самостійно (через особистий кабінет застрахованої особи). Але для цього потрібно мати електронний цифровий підпис!
За необхідності громадяни можуть звернутися до сервісних центрів.
Якщо ж є ті чи інші запитання, звертайтеся у відділ формування електронних трудових книжок управління інформаційних систем та електронних реєстрів за номером (032) 260-18-25.
Що необхідно зробити для подання звернення?
Авторизуватися на порталі (КЕП), у лівому боковому меню обрати розділ «Комунікації з ПФУ» – закладка «Відомості про трудові відносини», заповнити заяву, прикріпити скан-копії всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку і надіслати підписаний документ.
Скан-копії мають бути кольорові, чіткі й відображати всі реквізити документа (формат зображення JPG/PDF).
Окрім трудової книжки, можуть знадобитися документи про освіту, свідоцтво про шлюб або про розлучення у разі зміни прізвища (для жінок), свідоцтва про народження дітей, військовий квиток.
Серед документів про освіту має бути диплом і додаток до нього. Навчання на денній формі у період до 1 січня 2004 року зараховується до стажу, якщо воно підтверджене документами.
З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».
У разі відхилення звернення причина буде вказана у полі «Повідомлення». Інші статуси, окрім «Виконано» або «Скасовано виконання», вказують на те, що звернення в роботі.
Помилки: що варто знати
Розкажіть про поширені помилки?
Перша – неправильне сканування документів. Багато звернень скасовують через технічні помилки в цьому процесі. Маю на увазі ситуації, коли скановані сторінки не належать заявнику; відсутність скан-копії титульної сторінки; копії зроблені не з оригіналу трудової книжки, а з її ксерокопій; формат скан-копії чорно-білий замість кольорового; на сканах обрізані важливі реквізити – дати, номери наказів тощо.
Друга – неправильне оформлення трудової книжки. Часто виявляємо порушення вимог до оформлення самої трудової книжки.
Серед поширених: немає підпису власника трудової книжки; відсутній запис про зміну прізвища, імені чи по батькові, печатки організацій або підписи відповідальних осіб.
Де можна переглянути відомості про електронну трудову книжку?
На вебпорталі Пенсійного фонду України – пункт меню «Електронна трудова книжка» в розділі «Дані ЕТК» – вкладка: Записи трудової книжки.
У закладці «Відцифрована ЕТК» застрахована особа має можливість ознайомитись із результатами оцифрування своєї трудової діяльності.
У разі виявлення електронного запису про трудову діяльність з помилками потрібно сформувати новий коректний запис, адже від цього залежить призначення пенсії та розрахунок страхового стажу.
Окрім того, в закладці «Скан-копії трудової книжки» можна переглянути скани документів, які були долучені до звернення.
Якщо в системі відсутні окремі періоди роботи, особливо до 2004 року, це означає, що відповідні скан-копії документів ще не завантажені або перебувають в опрацюванні.
Коли працюєте за кордоном
Тепер багато жителів Львівщини працюють за кордоном. На що їм варто звернути увагу?
Вони також можуть подати пакет документів для оцифрування трудової черезвебпортал Пенсійного фонду України за умови наявності електронного цифрового підпису.
Закликаю цю категорію осіб також подбати про свої трудові. Притім важливо мати зі собою оригінали документів, про що я вже казала.
Зазначу, що в квітні 2026-го я з нашими працівниками була на відкритті Центру єдності в Берліні. Ми представляли Пенсійний фонд України та надавали послуги громадянам України. І саме щодо оцифрування трудових книжок було багато звернень.
Люди приходили з пакетами документів, щоб оцифрувати свої трудові, не маючи електронного цифрового підпису. Це були українці, які вимушено виїхали до Німеччини через повномасштабне вторгнення. Здебільшого люди з окупованих територій.
Після прийому вони від нас виходили щасливі, з усмішкою, дякували, що ми швидко опрацювали документи і що їхні трудові будуть оцифровані.
